PCS INFORMATIK GMBH FAKTURA-SOFTWARE FÜR DIE ÖFFENTLICHE HAND Zukunftssicher Rechnungen schreiben, wie es Ihre Verwaltung braucht. Intuitiv in drei Schritten: Kunde wählen, Artikel erfassen, Rechnung erstellen — fertig! Webbasiert DSGVO & GoBD OK.FIS & H&H Support Von der Gemeinde bis zum Regierungsbezirk. pcs-informatik.de
DIE AUSGANGSLAGE Der Wechsel, den viele aufschieben Seit der Umstellung auf § 2b UStG müssen immer mehr Leistungen der öffentlichen Hand ordnungsgemäß fakturiert werden. Trotzdem zögern einige Verwaltungen die Einführung einer passenden Lösung hinaus — meist aus einem Grund: der Sorge vor dem Aufwand, der Befürchtung, das Tagesgeschäft stehe wochenlang still und am Ende passe die Software doch nicht zur eigenen Arbeitsweise. Besonders betroffen: Rechnungen aus Word oder Excel. Wer Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer noch in Word oder Excel schreibt, erfüllt die GoBD-Anforderung an die Unveränderbarkeit nicht — ein Risiko, das mit § 2b UStG zunehmend in den Blick von Prüfungen rückt. AASys schreibt jeden Beleg revisionssicher fest. AASys ist die Antwort darauf — und nimmt genau diese drei Sorgen: Kein großer Aufwand Mit unserer bewährten Vorgehensweise kann AASys in rund 14 Tagen eingerichtet werden. Kein Stillstand Ihr Tagesgeschäft läuft während der Einführung ungestört weiter. Passt zur FiBu AASys spricht OK.FIS und H&H und bildet Ihre Verwaltungsstruktur ab. GUT ZU WISSEN Die Übergangsregelung zu § 2b UStG läuft Ende 2026 aus — ab dem 1. Januar 2027 gilt die Umsatzbesteuerung verbindlich. Wer jetzt umstellt, hat den Wechsel rechtzeitig hinter sich. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
IM ÜBERBLICK Fünf Gründe für AASys Keine Installation AASys läuft vollständig im Browser — auf Ihren PCs ist nichts einzurichten, nichts zu warten. Updates spielen wir zentral ein; jede Dienststelle arbeitet immer mit dem aktuellen Stand. Softwareeinführung ohne Stillstand Wir fragen Ihre Daten strukturiert ab und übernehmen auf Wunsch die Stammdaten für Sie. Ihr Tagesgeschäft läuft während der gesamten Einführung ungestört weiter. Erst nach einer Testphase nutzen Sie AASys produktiv. Auf die Verwaltung zugeschnitten OK.FIS, H&H und DATEV sind angebunden, Zahlungen können via SEPA-XML ausgeführt werden. Jede Dienststelle arbeitet mit eigenen Kontaktdaten auf den Belegen und eigenen Rechten in einem System — ganz ohne Mandantenwechsel. Sicher und prüffest AASys läuft ausschließlich in deutschen, ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren. Jeder Beleg wird GoBD-konform festgeschrieben, die Auftragsverarbeitung ist vertraglich klar geregelt. Schon auf morgen vorbereitet AASys erstellt nicht nur Rechnungen, sondern auch Gebührenbescheide samt Rechtsbehelfsbelehrung. Die gesetzlich vorgesehene Umstellung der Bescheide auf ein elektronisches Format setzen wir rechtzeitig für Sie um — ohne dass Sie tätig werden müssen. GUT ZU WISSEN AASys wird seit 2002 anhand der Wünsche unserer Kunden weiterentwickelt — Sie erhalten kein eingefrorenes Produkt, sondern eine Lösung, die mit Ihren Anforderungen mitwächst. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
SCHNITTSTELLEN AASys spricht die Sprache Ihrer Kämmerei AASys übernimmt die Faktura — die Zahlungszuordnung bleibt dort, wo sie hingehört: in Ihrer Kämmerei. Genau diese Arbeitsteilung bilden die Schnittstellen zu OK.FIS und H&H ab: AASys erzeugt die Anordnungsdaten als Datei im Format Ihres Finanzwesens, das sie übernimmt. AASys Auftrag und Rechnung (oder Bescheide) mit FAD ↓ Anordnungsdatei XML oder andere Formate für Ihre Finanzbuchhaltung ↓ OK.FIS / H&H · Kämmerei Zahlungszuordnung GUT ZU WISSEN Sie erfassen jede Rechnung nur einmal. AASys erzeugt die Anordnungsdaten inklusive Zuordnung zu Haushaltsstellen oder Produktkonten automatisch — keine zweite Erfassung in der Kämmerei, kein Abtippen, keine Übertragungsfehler. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
SCHNITTSTELLEN Alles, was Ihr Finanzwesen braucht OK.FIS der AKDB Anordnungsdaten als XML im OK.FIS-Format (Doppik/Kameralistik) — der bayernweite Standard im kommunalen Finanzwesen. H&H Anbindung an H&H für Kommunen, die diese Finanzsoftware im Haushalts- und Kassenwesen einsetzen. DATEV Vollständiger Buchungsstapel für Eigenbetriebe und Vereine mit DATEVBuchhaltungssoftware. E-Rechnung ZUGFeRD 2.4 nach EN 16931 — der Beleg ist PDF und maschinenlesbarer Datensatz in einem. Die XRechnung (B2G) ist in Vorbereitung. Zahlungsverkehr (SEPA) SEPA-Überweisung und -Lastschrift als XML für Ihre Banksoftware oder Ihr OnlineBanking. GUT ZU WISSEN Fehlt eine Anbindung an Ihr Verfahren? Sprechen Sie uns an — zusätzliche Schnittstellen entwickeln wir gezielt für Ihre Verwaltung. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
VERWALTUNGS-FIT Ihre Struktur, ohne Umwege Städte und Landkreise sind in Sachgebiete, Fachbereiche und Dienststellen gegliedert. AASys bildet diese Organisationseinheiten direkt ab — jede mit eigener Adresse auf dem Beleg und fein abgestuften Rechten. So nutzen Sie Kunden (FADs) etwa systemweit gemeinsam, Artikel und Belege aber nur in der jeweiligen Dienststelle. Stadt · Landkreis · Gemeinde ↓ Kämmerei eigene Belegadresse Bauamt eigene Belegadresse Stadtwerke eigene Belegadresse Dezentral arbeiten Jede Dienststelle erfasst und exportiert ihre eigenen Rechnungen — mit eigener Belegadresse und passgenauen Zugriffsrechten. Zentral bündeln Oder die Kämmerei bündelt den Export aller Einheiten in einem einzigen Lauf — ganz wie es zu Ihren Arbeitsabläufen passt. Klare Verantwortlichkeiten Rechte lassen sich je Einheit und Aufgabe genau zuschneiden — jeder sieht und tut nur das, was seine Rolle vorsieht. GUT ZU WISSEN Ob kleine Gemeinde mit wenigen Nutzern oder Landkreis mit vielen Dienststellen — dasselbe System wächst ohne Umbau einfach mit. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
EINFÜHRUNG IN SECHS SCHRITTEN Eingeführt in rund 14 Tagen Die Einführung ist der Punkt, an dem manche zögern. Deshalb gestalten wir den Prozess klar strukturiert und begleiten Sie Schritt für Schritt — ohne dass Sie sich dafür wochenlang Zeit freihalten müssen. 1 Bedarf aufnehmen Wir besprechen Ihre Abläufe, Belegarten und die Anbindung an Ihr Finanzwesen — OK.FIS, H&H oder DATEV. So steht von Anfang an fest, was Ihre Lösung leisten muss. 2 Informationen strukturiert abfragen Wir fragen alle benötigten Angaben gezielt und in klarer Reihenfolge ab. Sie liefern nur, was wirklich gebraucht wird — ohne langes Suchen und Zuarbeiten. Dafür haben wir einen übersichtlichen Einrichtungsfragebogen entwickelt, den Sie einfach online ausfüllen können. 3 Stammdaten übernehmen Gemeinsam legen wir fest, welche Stammdaten übernommen werden. Sie stellen Kunden-, Artikel- und Kontodaten strukturiert bereit — etwa als Excel- oder CSVDatei, wir spielen sie in AASys ein. So starten Sie mit Ihrem gewohnten Datenbestand. Ihr Part Fragen beantworten und Ihre Daten strukturiert bereitstellen — mehr ist von Ihrer Seite nicht nötig. Unser Part Strukturierte Abfrage, StammdatenÜbernahme, Einrichtung Beleglayouts und FiBu-Schnittstelle, Schulung, Go-live. GUT ZU WISSEN Während der Einführung läuft Ihr Tagesgeschäft unverändert weiter. Sie schalten erst um, wenn die Schnittstellen getestet und Ihre Teams geschult sind. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
EINFÜHRUNG IN SECHS SCHRITTEN Schulung und Go-live Aus der Vorbereitung wird Betrieb: Einrichtung, Schulung, Testbetrieb und Start — bis Ihr Team sicher mit AASys arbeitet. 4 Einrichten & Schnittstelle testen Wir richten Ihre(n) Mandanten ein und prüfen den Export an echten Beispielen — bis die Anordnungsdaten sauber in Ihrer Finanzbuchhaltung ankommen. 5 Schulung & Testbetrieb Wir schulen Ihr Team und begleiten den Testbetrieb — je nach Ihrem Einführungsplan in der passenden Reihenfolge. In der Testphase erfassen Ihre Mitarbeiter selbst Kunden und Aufträge, erstellen Rechnungen und Bescheide, exportieren sie und testen die Übernahme in die Finanzbuchhaltung. 6 Bereinigen & produktiv gehen Nach erfolgreicher Testphase bereinigen wir die Datenbank, dann beginnt der Echtbetrieb — begleitet von unserem Support-Team. Das Ergebnis: eine eingespielte Lösung in wenigen Wochen, sobald uns Ihre Unterlagen vollständig vorliegen — statt eines Großprojekts, das den Betrieb lahmlegt. GUT ZU WISSEN Nach dem Go-live erreichen Sie unser Support-Team direkt am Telefon oder per EMail — drei Ansprechpartner, die AASys alle aus dem täglichen Einsatz kennen. Keine Warteschleife, kein anonymer Callcenter-Pool. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
DATENSCHUTZ & BETRIEB Datenschutz, der einer Prüfung standhält Für Verwaltungen ist Datenschutz Pflicht, nicht Kür. AASys ist von Grund auf darauf ausgelegt und wurde seit dem ersten kommunalen Einsatz 2018 ständig für die wachsenden Datenschutzanforderungen optimiert. Hosting in Deutschland Betrieb ausschließlich in deutschen, ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren mit 99,9 % Verfügbarkeit — ohne Datenübermittlung in Drittländer. Tägliche Sicherung Jede Nacht ein vollständiges Datenbank-Backup, geografisch verteilt über zwei Rechenzentren in Bayern und Sachsen. So bleiben Ihre Daten und Belege auch im Störungsfall sicher wiederherstellbar. Klare Auftragsverarbeitung Sie bleiben Verantwortlicher Ihrer Daten, PCS ist Auftragsverarbeiter — mit kommunal abgestimmtem AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. GoBD-konform Festgeschriebene Vorgänge sind unveränderbar und protokolliert — die Grundlage einer prüfungssicheren Rechnungslegung. GUT ZU WISSEN Auf Wunsch erhalten Sie die Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten — AVVertrag, Datenschutzkonzept und die Zertifikate des Rechenzentrums. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
IM EINSATZ So arbeiten Sie mit AASys Modern, aufgeräumt und vollständig im Browser — klar strukturiert und barrierearm. Ein Blick auf die Rechnungserfassung: aasys.de × aasys Faktura · Stadt Musterstadt Rechnung R-2026-0481 Entwurf KUNDE TSV Musterstadt e. V. ORGANISATIONSEINHEIT Kulturamt · 410 Pos Bezeichnung Menge Betrag 1 Vermietung Stadthalle (4 Std.) 1 280,00 € 2 Auf- und Abbau Tische und Stühle 1 120,00 € 3 Getränkeverbrauch 64 153,60 € Rechnung erzeugen Netto 553,60 € USt 19 % 105,18 € Gesamt 658,78 € Persönlich betreut Support ohne Warteschleife — Ihre Anrufe und E-Mails werden von Ihrem Ansprechpartner zeit- und praxisnah beantwortet. Fragen zur Bedienung — Haben Sie seit der Schulung etwas vergessen? Wir kennen jeden Handgriff. Individuelle Anpassungen werden von unserem Support-Team schnell umgesetzt. Faire Konditionen — individuelles Angebot je nach Intensität der Nutzung. PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
REFERENZEN Das sagen unsere Kunden AASys ist bei Städten, Stadtmarketing-Organisationen und Verwaltungen im täglichen Einsatz. Einige Stimmen unserer Kundinnen und Kunden: „Die Einführung von AASys verlief strukturiert und unkompliziert. Mit AASys haben wir eine zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung gefunden, die alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung erfüllt und eine revisionssichere Archivierung gewährleistet. Besonders überzeugt hat uns auch die nahtlose Anbindung an OK.FIS sowie der schnelle und kompetente Support bei Fragen im laufenden Betrieb.“ — Philipp Bederke · Fachbereichsleiter Steuern · Landratsamt Eichstätt „AASys ist ein super modernes und leicht zu bedienendes Programm, welches uns die Arbeit in der kommunalen Praxis erheblich erleichtert. Hervorzuheben ist der sehr schnelle und sehr gute Kundensupport.“ — Tamara Heublein · Finanzen/Steuerverwaltung · Landratsamt Kronach „Mit AASys bietet uns PCS Informatik eine mandantenfähige, übersichtliche Lösung, die problemlos an OK.FIS angebunden ist und ständig weiterentwickelt wird. Besonders hervorzuheben ist der außergewöhnlich gute Support. Kompetent. Schnell. Lösungsorientiert. Dadurch werden kleinere Probleme, die es mit jeder Lösung gibt, mehr als wett gemacht und stets überwunden.“ — Xaver Geiger · Kämmerer · Verwaltungsgemeinschaft Roßhaupten „Der Landkreis Regensburg hat AASys seit 2023 im Einsatz – inzwischen nutzt das gesamte Haus das Programm, das logisch aufgebaut ist und nach kurzer Einweisung genutzt werden kann. Entscheidende Faktoren waren für uns die Integration der Daten in OK.FIS – was viel manuelle Arbeit erspart – das einheitliche Erscheinungsbild der Belege und dass die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt sind. Bei PCS sitzen ausnahmslos freundliche und geduldige Ansprechpartner, die unsere kundenspezifischen Sonderwünsche stets prompt und kompetent erfüllt haben. Besonders schätzen wir an der Zusammenarbeit mit PCS die gute Erreichbarkeit.“ — Petra Bunz · Steuerstelle · Landratsamt Regensburg PCS INFORMATIK GMBH · AASYS
KOSTENLOSE ONLINE-PRÄSENTATION Lernen Sie AASys unverbindlich kennen. Bei Interesse demonstrieren wir Ihnen die Möglichkeiten von AASys per Videokonferenz — mit Zeit für Ihre Fragen. Ganz ohne Aufwand für Sie. PCS Informatik GmbH Softwarehaus seit 1997 · Kitzingen Ansprechpartner: Manfred Linke · Johannes Linke 0 93 21 / 230 430 mail@pcs-informatik.de www.pcs-informatik.de 159 Installationen im kommunalen Bereich Hosting in DE ISO/IEC 27001 persönlich direkter Support AASys – AuftragsAbwicklungsSystem und Rechnungsverwaltung entwickelt seit 2002, in Kommunen seit 2018 · Stand: 07/2026
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