2. Auftragsverwaltung

Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks für Ihre Kunden einen maßgeschneiderten Auftrag bzw. eine Rechnung. Mit einem weiteren Mausklick fakturieren Sie diesen Auftrag, d.h. Sie drucken die Rechnung (PDF-Datei) und übergeben diese automatisch an das Controlling.

Neuer Auftrag:

Zuerst wählen Sie den Kunden, für den Sie einen Auftrag anlegen möchten (Button „Neuen Auftrag anlegen“) aus. Haben Sie bereits einen Auftrag angelegt und möchten diesen wieder bearbeiten, dann wählen Sie im Bereich „Aufträge/Faktura“ den gewünschten Auftrag aus und öffnen diesen mit einem Doppelklick.
Sie können Ihren Auftrag nicht finden? Zum Suchen von Aufträgen eines Kunden können Sie die Filterfunktion verwenden (siehe 1.3 Die Suche). Im Auswahlfeld Kunden bekommen Sie dann auch nur Kunden des eigegebenen Suchbegriffs angezeigt.
In den Auftragsdaten können Sie alle automatisch aus dem Kundenstamm vorbelegten Inhalte individuell anpassen.

Hinweis: Wenn Sie mit der Maus über die Eingabefelder fahren, erhalten Sie bei einigen Feldern eine Quick-Info.

Register – Auftragsdaten:

Hier können Sie alle Kundendaten für den Auftrag anpassen. Sie können den Auftrag auch einem anderen Kunden zuordnen (Bereich Kundendaten Dropdown-Feld). Die Adressfelder werden allerdings erst aktualisiert, nachdem Sie die zwei blauen Pfeile links neben der Kundenadresse angeklickt haben.

Klicken Sie hierzu auf das Register Positionen. Alle nicht vorbelegten Felder müssen Sie nun manuell erfassen und am Ende „Speichern“ klicken.

• Positionsnummer: verändern Sie die Reihenfolge der Positionen im Auftrag.
• Artikelnummer: Geben Sie hier die Artikelnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Eingabetaste. Danach werden alle Felder der Position automatisch gefüllt.
  Hinweis Artikelliste: Um schnell eine Position zu erfassen klicken Sie mit der „rechten Maustaste“ in das Feld Artikelnummer und wählen in dem jetzt geöffnetem Kontextmenü den entsprechenden Artikel mit der linken Maustaste aus.
• Anzahl: Erfassen Sie die Anzahl der Stunden, die Stückzahl, etc. und der Preis wird automatisch berechnet. Wenn dieses Feld leer ist, ergibt sich automatisch Null im Positionspreis!
• Mengeneinheit: Normalerweise durch den Artikel vorbelegt. Sie können hier ggf. die Mengeneinheit ändern (alle Einheiten müssen vorher in der Schlüsselverwaltung angelegt worden sein).
• Bezeichnung und Beschreibung: AusführlicheBeschreibung des Artikels bzw. der Dienstleistung. 
• Preis: Erfassen bzw. ändern Sie hier den Artikelpreis (Stückpreis, Netto).
• Hinweis Bruttoaufträge: Wenn Sie in der Positionsüberschrift nach dem Preis den Doppelpfeil anklicken, können Sie von Netto- auf Bruttopreise umschalten.
• Gesamt: Aus der Anzahl und dem Preis wird automatisch der Gesamtpreis der Position berechnet (Anzahl x Preis).
• Steuer: Wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuersatz aus. Bei einer Umsatzsteuerbefreiung erhalten sie ein weiteres Feld für die Auswahl des zugrunde liegenden Paragraphen.
• Erlöskonto: Für eine spätere Auswertung/Zuordnung können Sie hier der Position das entsprechende Erlöskonto zuordnen.
  Hinweis Erlöskontenliste: Wählen Sie das gewünschte Erlöskonto auch mittels der rechten Maustaste aus.

Klicken Sie nach Ihren Eingaben den Button „Position hinzufügen“. Sie müssen die Position nachträglich ändern? Durch einen Klick auf die gewünschte Position können Sie diese wieder bearbeiten.
Durch einen Klick auf das Symbol „Mülleimer“ können Sie eine Position löschen.

Drucken von Dokumenten: Hier können Sie den Auftrag, Lieferschein oder die Rechnung drucken. Mit dem Drucken der Dokumente ändern Sie u. U. auch den Status des Auftrags. Es gibt den Status „Aktiv“ (sobald Sie einen Auftrag anlegen und bearbeiten), den Status „Versendet“ (Sie haben einen Lieferschein gedruckt) oder den Status „Fakturiert“ (nachdem Sie die Rechnung erstellt haben). Mit dem Status "Fakturiert" ist das ändern der Positionen nicht mehr möglich!

Hinweis Auftrag reaktivieren (Diese Funktion wird nur für entsprechend eingewiesene Benutzer freigeschaltet.): Stellt sich beim Prüfen der Rechnung heraus, dass die Rechnung z.B. einen Schreibfehler enthält, können Sie über den Button „Auftrag reaktivieren“ den Status des Auftrags zurücksetzen und somit die Positionen wieder bearbeiten. Nun können Sie den Schreibfehler korrigieren - müssen den Auftrag danach aber sofort wieder fakturieren - da diesem bereits eine Rechnungsnummer und Rechnungsdatum vergeben wurde!

Notizen:

• Ihren Lieferschein müssen Sie nach einer Änderung der Rechnung erneut drucken um auch diesen an die aktuellen Daten anzupassen.
• Nach dem Festschreiben aller ausgewählten Aufträge (z.B. monatlich durch die Kämmerei) ist eine Auftragsreaktivierung nicht mehr möglich.

Korrekturauftrag erstellen (Rechnung stornieren)

Ein Auftrag für den bereits eine Rechnung erstellt wurde, welche aber im nachhinein korrigiert bzw. storniert werden muss.

Mit dem Button Korrekturauftrag erzeugen können Sie eine Rechnungskorrektur erzeugen und den Auftrag ganz oder teilweise stornieren. Der neue Auftrag steht anschließend als aktiver Auftrag in AASys zur Verfügung und kann bearbeitet werden. Bei der Erstellung des Korrekturauftrages können Sie wählen, ob dieser ohne Auftragspositionen oder mit den umgekehrten Positionen (negative Anzahlen) dieses Ausgangsauftrages erstellt werden soll. In jedem Fall nimmt der neue Auftrag Bezug auf diese Rechnung.

Nach dem Klick auf den Button "Korrekturauftrag erzeugen" wird Ihnen dieser Dialog angezeigt:

Es wird jetzt zu diesem Auftrag (mit den gleichen Kundendaten) ein Storno- bzw. Korrekturauftrag erzeugt. Dieser steht anschließend im System als aktiver Auftrag zur Verfügung. Bitte wählen Sie aus, ob die Positionen dieses Ausgangsauftrages als negative Positionen in den Korrekturauftrag übernommen werden sollen.

Mit dem Haken bei "Positionen übernehmen" werden alle Positionen als negative Positionen im neuen Auftrag angelegt.