AASys ist eine Software, die vor über 20 Jahren programmiert wurde und bis heute permanent weiterentwickelt wird. Mit der Version 4.0 wurde AASys wieder an die neusten Programm-Standards angepasst. Bereits damals hochmodern als Webanwendung programmiert - heute auch Software as a Service (SaaS) genannt - benötigen sie also keine Installation auf Ihrem PC bzw. in ihrem Netzwerk. Einfach den Browser öffnen, unsere URL eingeben und schon wird über eine verschlüsselte Verbindung (SSL) die Login-Seite unserer Software in einem deutschen Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH gestartet. Rechenzentrumspark Nürnberg und Rechenzentrumspark Falkenstein, Deutschland; 

• Stromversorgung:
  • AC: 230V, 16A Redundante USV-Anlagen;
  • Batterie-Betrieb: ca. 15 Minuten;
  • Netzersatzanlage;
  • Notstromdiesel für autonomen Betrieb;
  • Stromversorgung erfolgt über Doppelboden;
  • Unterbrechungsfreie Stromversorgung (N+1 redundante USV);
  • 2,5 MVA Dieselgenerator
  • Stromzuführung über zwei getrennte Strompfade vom Umspannungswerk bis zu den Niederspannungsverteilern
• Klimatisierung: 
  • Energieeffiziente direkte freie Kühlung Redundanz N+2; 
  • Kaltgangeinhausung; 
  • Unterboden-Klimaanlage; 
  • Überdurchschnittlich hoher Doppelboden; 
  • Temperaturüberwachung der Raumluft und in Server-/Verteilerschränken;
• Brandschutz: 
  • Modernes Brandfrühesterkennungssystem: flächendeckende, automatische Brandmeldeanlage auf der Basis eines Rauchansaugsystems; 
  • Aufschaltung der Brandmeldeanlage auf die Rettungsleitstelle inklusive Störungsüberwachung; 
  • Brandmelder mit Alarmierungsfunktion; 
  • Abtrennung der verschiedenen Brandschutzbereiche durch Brandschutztüren; 
  • Automatisches Schließen von Türen bei Raucherkennung; 
  • CO₂ Handfeuerlöscher sowie zusätzliches fahrbares CO₂ Löschgerät pro Rechenzentrumseinheit; 
  • Trennung der Rechenzentren einer DC-Reihe durch Zwischengang zum Schutz vor Brandüberschlag bis Eintreffen der Feuerwehr; 
  • Feuerwehraufstellflächen für jedes Datacenter vorgehalten und ausgewiesen; 
  • Trafo, Mittelspannungsstationen und Batterieräume mit Brandschutzwänden errichtet und mit Brandschutztüren ausgerüstet; 
  • Kabeldurchführungen in den Brandschutzwänden für mindestens 90 min geschottet; 
  • Lüftungsdurchführungen in den Brandschutzwänden mit selbstschließenden Brandschutzklappen ausgerüstet; 
  • Regelmäßiger Austausch der eigenen Brandschutzverantwortlichen und Brandschutzhelfer mit Feuerwehr; 
  • Brandschutzkonzept für jedes Datacenter um bauliche Veränderungen zu berücksichtigen;
• Management:
  • Zweisprachiges Personal (Deutsch/Englisch)
  • 24/7 Betreuung durch qualifiziertes Fachpersonal
  • Installationsarbeiten durch qualifizierte Techniker
• Sicherheit:
  • Per Video überwachter Hochsicherheitszaun um den gesamten Datacenterpark
  • Zufahrt nur über Zutrittskontrollterminals mit Transponder bzw. Zutrittskarten
  • Hochmoderne Überwachungskameras zur 24/7-Überwachung von Zufahrten, Eingängen, Sicherheitsschleusen und Serverräumen
  • Download der Hetzner Sicherheitsbroschüre 
• DDoS-Schutz:
  • Hochwertige Hardware-Applikationen
  • Komplexe Filtertechnik
  • Sichert Webanwendungen, Websites, Server und IT-Infrastruktur automatisiert und effektiv
  • Unterbindet Botnetz-Kommunikation
  • Weitere Infos finden Sie auf der Hetzner Website >>
• Zertifizierung:
  • Zertifiziert gemäß DIN ISO/IEC 27001
  • International anerkannter Standard für Informationssicherheit
  • Zertifizierung für Infrastruktur und Betrieb der gesamten Datacenterparks
  • Nachweis für die kontinuierliche Verbesserung und nachhaltige Kontrolle der Sicherheitsstandards
  • Weitere Infos zur Zertifizierung auf der Hetzner Website >>

Lesen Sie hier auch die Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) >>

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) als PDF >>

Eine Programmprüfung umfasst die eingehende Prüfung der codierten Verarbeitungsregeln, d.h. ob die gelieferten Arbeitsergebnisse sachlich und rechnerisch dem geltenden Recht entsprechen.

Unser Rechnungsprogramm wurde nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entwickelt und ist seit über 20 Jahren ohne Beanstandungen im Einsatz. Seit mehr als sechs Jahren nutzen auch Kommunen und LRAs unser Rechnungsprogramm zum Schreiben von Rechnungen. Auch hier gab es noch keine Beanstandungen. Die Rechnungsdaten von Kommunen und LRAs werden täglich in das Programm OK.FIS der AKDB übertragen - und auch hier gab es noch keine Beanstandungen.

Der Einsatz eines automatisierten Verfahrens dient auch dazu, Verfahrensabläufe wirtschaftlicher zu gestalten. Daher sind die Laufzeitstabilität eines Programms auf Robustheit sowie das Antwortzeitverhalten auf eine akzeptable Reaktionszeit hin zu untersuchen.

Unser Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH (Standort Deutschland) garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9%; 24/7-Notfallsupport, Betreuung durch qualifiziertes Fachpersonal; Zweisprachiges Personal (Deutsch/Englisch); Redundante USV-Anlagen, Batterie-Betrieb: ca. 15 Minuten, Netzersatzanlage, Notstromdiesel für autonomen Betrieb. Fragen Sie gerne unsere Kunden zum Thema Laufzeitstabilität und Antwortzeitverhalten - 09321 230 430 wir stellen den Kontakt her. 
Alle Infos auf der Hetzner Online Website - hier die TOMs >>

Das Programm sollte einen möglichst hohen Schutz gegen Softwareangriffe sowie eine angemessene Benutzerfreundlichkeit bieten.

Unsere Rechnungsprogramm und Ihre Rechnungen liegen in unserem Rechenzentrum (s.o.) mit Gebäude und Infrastruktur unterliegen einer 24/7-Überwachung, Sicherheitsbereiche werden zusätzlich videoüberwacht. Eine Mehrfaktor-Authentifizierung gewährleistet eine höchst zuverlässige Zutrittskontrolle; 

Verbindung zu AASys ist SSL-Verschlüsselt; Definition fester IP-Adresse(n) für den Aufruf von AASys ist möglich; Zugang: Benutzerabhängig mit Kennwort (mind. 12 Zeichen inkl. Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen); Umfangreicher Spam- und Virenschutz für Ihre E-Mails in vielen Tarifen gem. Leistungsbeschreibung inklusive! Dabei setzen wir auf eigene Schutzsysteme und greifen zusätzlich auf ausgezeichnete Software von Partnerfirmen zurück;
Unser Rechnungsprogramm ist intuitiv bedienbar - Fragen Sie gerne unsere Kunden zum Thema Benutzerfreundlichkeit - 09321 230 430 wir stellen den Kontakt her.

Das zuständige Fachamt (z.B. Steueramt) kann eine dedizierte Programmprüfungsstelle für die eigentliche Programmprüfung beauftragen. Dies führt u.U. zu einer erheblichen finanziellen Belastung der Kommune. Es besteht daher die Möglichkeit, sich bei der Programmprüfung auf die Gültigkeitsprüfung anderer Stellen zu stützen. Es kann auf die Erfahrungen und Ergebnisse einer Anwendergemeinschaft (z.B. AWG komuna) oder eines anderen komunalen Anwenders zurückgegriffen werden.

Eine Sonderstellung nehmen Programme der AKDB ein. Die AKDB führt u.a. interne Programmprüfungen und Qualitätsicherheitsmaßnahmen durch, bevor eine Programmversion fachlich freigegeben wird. Als Anstalt des öffentlichen Rechts kann daher bei Programmen der AKDB von einer ordnungsgemäßen Programmprüfung ausgegangen werden, sofern diese von der Kommune unverändert übernommen werden.

Neben der reinen Programmprüfung ist auch eine Verfahrensprüfung erforderlich, um den örtlichen Gegebenheiten – die z. T. von Kommune zu Kommune erheblich voneinander abweichen können – Rechnung zu tragen. Die Verfahrensprüfung umfasst insbesondere:

• die Einsichtnahme der aktuellen Dokumentation (z. B. Systemdokumentation, Nutzerhandbuch, Konfigurationsbeschreibung, Schnittstellenspezifikation),
  Die komplette Dokumentation finden Sie auf unserer Internetseite (AASYs-Handbuch).
• die Prüfung des vor Ort eingesetzten Hardwaresystems,
  Vor Ort wird lediglich ein internetfähiger Client benötigt, da unser Rechnungsprogramm in unserem Rechenzentrum läuft.
• die Korrektheit ortsspezifischer Stammdaten (z. B. Hebesätze, Gebührensätze),
  Diese Daten werden von den Verantwortlichen der Kommunen selbst eingegeben.
• die restriktive Vergabe von Zugriffsrechten für Benutzergruppen/-konten (z. B. Sachbearbeiter nur Bearbeitungsrechte für zuständigen Nummernkreis, Auskunftsberechtigte nur Leserechte) sowie
  Die Zugriffsbeschränkungen werden vom Verantwortlichen der Kommune selbst vergeben.
• eine eingehende Kontrolle der haushaltsrechtlichen Sicherungsmaßnahmen (z. B. Datensicherheit, Funktionstrennung, Zugangsberechtigungen zum Hardwaresystem, Dienstanweisungen für Anwender, Verpflichtungserklärungen).
  Tägliche Backups und zusätzliche Sicherungen während des Tages, sämtlicher AASys-Daten, werden automatisch erstellt und in unserem RZ gespeichert. Die Sicherung wird zusätzlich in unser zweites RZ der Hetzner Online GmbH kopiert und gespeichert. Eine jährliche Sicherung wird allen Kunden zum download bereitgestellt;
  
  Im Rechenzentrum haben nur autorisierte Personen Zugang; Gebäude und Infrastruktur unterliegen einer 24/7-Überwachung, Sicherheitsbereiche werden zusätzlich videoüberwacht. Eine Mehrfaktor-Authentifizierung gewährleistet eine höchst zuverlässige Zutrittskontrolle.

Beim Erwerb von Standardverfahren ist eine Programmbeschreibung und ein Verzeichnis über den Aufbau der Datensätze zu fordern.
Die Programmbeschreibung finden Sie in unserem Handbuch; Den Aufbau der Datensätze haben Sie in der Jahrssicherung; 

Auch bei der Verfahrensprüfung ist das jeweilige Fachamt sachlich zuständig und wird i. d. R. die Prüfung selbst durchführen. Zum Beispiel ist das Steueramt für den Vollzug der gemeindlichen Hundesteuersatzung verantwortlich und somit auch für die korrekt eingegebenen ortsspezifischen Stammdaten. Das Fachamt kann sich z. B. im Bereich der Prüfung des Hardwaresystems und der Netzwerksicherungsmaßnahmen vom IT-Fachamt unterstützen lassen.

Normale Aufträge im AASys erfassen Sie täglich. Dabei geben Sie i.d.R. die Nettopreise der jeweiligen Positionen ein und AASys erstellt Ihnen abschließend eine Rechnung mit Nettopreisen zuzüglich Umsatzsteuer. Was ist aber, wenn Sie Artikelpreise haben, wie beispielsweise im Supermarkt, die einen bestimmten Verkaufspreis / Bruttopreis haben sollen? (z.B.: die Tasse für 7,99 € brutto oder der Regenschirm für 12,79 €).
Natürlich können Sie einfach selbst den Nettopreis ausrechnen und diesen eingeben. Bei 7,99€ brutto kommt es aber aufgrund der Nachkommastellen schnell zu  Rundungsdifferenzen. Daher gibt es die Möglichkeit, in AASys Bruttorechnungen zu schreiben, bei welchen Sie Preise inklusive Umsatzsteuer eingeben und AASys dann daraus die passende Rechnung erstellt.

Wir können für Sie AASys so konfigurieren, dass Sie pro Position einen prozentualen Nachlass geben können. AASys weist diesen anschließend als letzte Position auf der Rechnung aus. Haben Sie mit einem Kunden einen generellen Nachlass verhandelt, so können Sie diesen im Kundenstamm speichern und bei jedem künftigen Auftrag zu diesem Kunden wird der Nachlass automatisch berücksichtigt.

AASys hat im Feld Anzahl in den Auftragspositionen grundsätzlich zwei Nachkommastellen (z.B. 2,25 kg Sand). Die Anzahl der Nachkommastellen lässt sich nun auf zwei bis vier ändern.

Sie haben letztes Jahr an Ihren Sportverein eine Rechnung geschrieben und brauchen die gleiche Rechnung dieses Jahr nochmal? Dafür gibt es eine Kopierfunktion. Sie können bestehende Aufträge kopieren. Diese stehen dann als aktive Aufträge in Ihrer Auftragsverwaltung zur Verfügung, sodass Sie diese noch bearbeiten können, bevor Sie die Rechnung mit aktuellem Datum erzeugen.

Sie möchten Rechnungen mit gleichem Inhalt an mehrere Kunden schreiben? Erstellen Sie einen Auftrag und die Rechnung für einen dieser Kunden und nutzen Sie diesen Auftrag anschließend als Vorlage, um daraus beliebig viele Kopien für andere Kunden zu erstellen.

Eine Rechnungsposition, die Sie in einem Auftrag geschrieben, aber nicht im Artikelstamm gespeichert haben, können Sie jetzt in eine Zwischenablage kopieren. Wenn in der Zwischenablage eine Position gespeichert ist, können Sie diese bei der Positionserfassung einfügen.

Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen benötigen (z.B. für einen Mietvertrag) können Sie in AASys einen „Kundenvertrag“ erstellen. AASys erinnert Sie dann nach der von Ihnen angegebenen Periode an die Rechnung und erstellt diese für Sie mit wenigen Klicks.

AASys versendet E-Mails i.d.R. mit einer Absenderadresse, die im Firmenstamm gespeichert ist. Wir können die Software für Sie aber auch so konfigurieren, dass pro Beleglayout eine eigene Absenderadresse verwendet wird oder auch die individuelle E-Mail-Adresse des versendenden Benutzers.

Ein Liefer- bzw. Leistungsdatum können Sie seit geraumer Zeit im AASys eingeben und auf die Belege drucken lassen. Seit kurzem gibt es seitens der AKDB die Möglichkeit, auch bei der kameralen Buchung das Leistungsdatum in den Anordnungsdaten an OK.FIS zu übergeben. Bei der doppischen Buchungsart ist dies schon länger möglich.

Aufträge in AASys lassen sich nicht mehr nur auf Knopfdruck in Rechnungen umwandeln, sondern wenn Sie möchten auch in Gebührenbescheide. Sie müssen dazu nur den Typ „Gebührenbescheid“ in der Auftragsverwaltung wählen. Ihr Rechnungsformular verändert sich dann leicht. Der Betreff lautet dann „Gebührenbescheid Nr. XXX) und am Ende der Rechnung steht nicht mehr „Rechnungsbetrag“, sondern zu entrichtende Gebühr. Eine Rechtsbehelfsbelehrung kann dann noch verpflichtend als Anhang ausgewählt werden.
Ähnliches gilt für Kostenbescheide und interne Buchungsbelege.

Alle Rechnungen lassen sich in AASys auch als E-Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen. Sie haben bei der Aktivierung des Moduls die Möglichkeit, alle Rechnungen in Ihrem Mandanten als ERechnung zu erstellen oder nur die Rechnungen für bestimmte Kunden.

Sie haben die Rechnung für die gekauften Gutscheine an z.B. den falschen Kunden (Rechnungsempfänger) ausgestellt und müssen dies nun korrigieren?

Hinweis: Änderung von Gutscheinaufträgen müssen immer über Gutscheine verwalten durchgeführt werden! Nicht in der Auftragsverwaltung, da so die Gutscheine nicht mit angepasst werden!

Unter Gutscheine einlösen (Clearingpfeil) können Sie auf das Wort „hier“ im einleitenden Text klicken und so einen Stornovorgang mit entsprechenden Belegen erfassen. In allen Vorgängen haben Sie den Taschenrechner, welcher Ihnen immer die Gutscheinsumme der eingegebenen Gutscheine ermittelt. So sparen Sie sich das Addieren mit dem eigenen Taschenrechner.

Eine weitere Möglichkeit, die Sie aber nur verwenden dürfen wenn der Vorgang vor ein paar Minuten erstellt wurde und noch keine weiteren Aktionen ausgeführt wurden, können Sie folgendermaßen nutzen: Wählen Sie in der Liste den entsprechenden Vorgang mit einem Doppelklick noch einmal aus um diesen zu bearbeiten.