6. Buchhaltung
"Offene Posten", Mahnungen, Listen & Export, Schnittstelle an DATEV
AASys ist keine Buchhaltungssoftware, aber es gibt die Möglichkeit, alle erzeugten Rechnungen bzw. Rechnungspositionen bereits mit Erlöskonten zu versehen. So kann man z.B. monatlich alle Erlöse in eine Datei exportieren, die Ihr Steuerberater bequem in die DATEV-Buchhaltung einlesen kann. Das spart Zeit und Geld!
Im 1. Schritt erfassen Sie das entsprechende Erlöskonto zum jeweiligen Artikel im Artikelstamm. Das Feld Erlöskonto wird von PCS zum Pflichtfeld definiert. So wird bei jeder Rechnungsposition ein Erlöskonto verlangt.
Die entsprechenden Erlöskonten finden Sie im Kontenrahmen, welchen Sie von Ihrem Steuerberater erhalten.
Jede Rechnung erscheint nun in der Liste der "Offenen Posten" (im Menü Buchhaltung/Controlling). Sobald eine Zahlung auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist, buchen Sie diese unter Zahlungen im AASys aus und damit wird diese auch gleichzeitig aus den "Offenen Posten" entfernt.
Am Stichtag schreiben Sie die Daten im AASys fest (bedeutet, dass keine Veränderungen im AASys mehr vorgenommen werden können) und übermitteln die entsprechende Datei (im Menü Buchhaltung/ExportierteDateien) an Ihren Steuerberater.
6.1. Buchhaltung / Listen & Export
Hier können Sie sich alle Aufträge, die mit Ihrem System erzeugt wurden, anzeigen lassen.
Filter: Über die Filtereinstellungen können Sie die Aufträge für bestimmte Zeiträume erstellen lassen. Weitere Filtermöglichkeiten sind Aufträge der entsprechenden Buchungskonten, Kunden- oder Rechnungsnummern.
Wenn Sie die Programmerweiterungen Eingangsrechnungen, Zahlungen, Lieferantenzahlungen oder Sonstige Zahlungen nutzen, können Sie die o.g. Auswertungen auch über diese Bereich erstellen.
6.2. Buchhaltung / Controlling
Offene Posten [Register]
Seit dem Update im Dezember haben Sie die Möglichkeit Zahlungen Rechnungen zuzuordnen. Das hat den großen Vorteil, dass Sie nun immer einen aktuellen Überblick haben, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind (sogenannte offene Posten). So haben Sie auch die Möglichkeit die offenen Posten, welche seit langer Zeit unbezahlt sind, anzumahnen. Klicken Sie dazu auf die 3 blauen Striche „zum Kunden wechseln“. Wechseln Sie anschließen auf das Register Aufträge. Nun können Sie dem Kunden eine entsprechende Mahnung erstellen und auch direkt versenden.
6.2. Buchhaltung / Controlling
Zahlungen [Register]
Zur Verbuchung Ihrer Zahlungen wählen Sie das entsprechende Konto aus, auf welches eine Zahlung eingegangen oder abgegangen ist. Am besten orientieren Sie sich an den Kontoauszügen, die Sie von Ihrer Bank erhalten.
Wenn Sie den Betrag mit plus oder minus angeben, schlägt AASys im Reiter "Betrifft" bereits eine Rechnung vor, zu welcher die Zahlung passt. Sollte die Korrekte Rechnung vorgeschlagen werden, müssen Sie nur noch auf speichern klicken.
Falls für den Betrag keine entsprechende Rechnung in der Liste ist, können Sie unter "sonstige Buchung" diesen Betrag einem Konto zuordnen.
6.3. Buchhaltung / Aufträge festschreiben
Gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen Geschäftsvorfälle spätestens zum Abgabetermin der Umsatzsteuer-Voranmeldung festgeschrieben werden. Ihre Auftragsdaten und die daraus resultierenden Belege, wie Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, etc. werden damit unveränderbar.
Nach der Festschreibung können Sie Ihre Auftragsdaten für Ihre Buchhaltung in eine Datei exportieren. Bitte nutzen Sie dafür das Programm Buchhaltung > Listen + Export.