3. Stammdaten

Hier können Sie alle „Artikel“ erfassen, die Sie später in den Rechnungen als Artikelpositionen verwenden möchten. Der große Vorteil an dieser Vorgehensweise ist der, dass Sie den kompletten Artikeltext, den Preis, die Mehrwertsteuer und die Mengeneinheit des Artikels per Mausklick automatisch in den Auftrag übernehmen – das spart viel Zeit und verhindert Eingabefehlern! Die Artikel können sowohl Produkte als auch Dienstleistungen sein. Für Vereine können hier z.B. auch Standgebühren erfasst werden.

• Artikelnummer – sollte nach einem gut durchdachtem System (Aufbau z.B. AOD-Nr / Artikel-Gruppe / Laufende Nummer) vergeben werden.
• Kurzbezeichnung intern – diese Bezeichnung wird nur für die Auswahl in der Auftragsposition oder der Suche im Artikelstamm verwendet.
• Artikelbezeichnung – dient als Positionsüberschrift im Auftrag
• Beschreibung – Hier können Sie eine ausführliche Beschreibung des Artikels bzw. der Dienstleistung angeben, welche später im Auftrag bzw. auf der Rechnung gedruckt wird.
• Mengeneinheit – bei z.B. Artikeln können Sie hier Stück auswählen; bei Dienstleistungen evtl. Stunde.
• Preis – der Netto-Preis, der automatisch in der Position eingestellt wird. Natürlich können Sie diesen im Auftrag noch ändern.
• Umsatzsteuerschlüssel– wählen Sie zwischen 19%, 7% und keiner Umsatzsteuer. Bei einer Umsatzsteuerbefreiung erhalten sie ein weiteres Feld für die Auswahl des zugrunde liegenden Paragraphen.
• Erlöskonto – Sie ordnen ihrem Artikel z.B. das Erlöskonto 8400 zu, was zur Folge hat, dass Sie in einer späteren Auswertung die Summe aller Positionen dieses Erlöskontos angezeigt bekommen. So können Sie per Mausklick feststellen, wie viel Umsatz Sie mit dieser Dienstleistung für den gewünschten Zeitraum erwirtschaftet haben.
• Verpackungseinheit – Hier können Sie festlegen, dass die Verpackungseinheit (z.B. Karton) sechs Stück (z.B. Flaschen) enthält.
• Lagerbestand – Sie können die Anzahl des laut Software vorhandenen Lagerbestands automatisch Zählen lassen. Allerdings müssen Sie sich vorher für eine Mengeneinheit des Artikels entscheiden, welche später nicht mehr geändert werden kann.